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 「デジシート」は、日々の勤怠管理における業務軽減に導入したツールですが、同時に、翌月のキャッシュフローを想定することにも重要な役割をしてくれる、活用の幅が大変広いシステムです。売上予測資料を作成する際にも、信頼できるツールとしてデジシートのデータを活用しています。スタッフの毎日の入力が浸透してきた現在では、月中でも約1割内の誤差という精度で売上予測が可能となりました。このため上長からも早い段階から具体的な業務計画を練ることができ、効率的だという評価をいただいています。  |
株式会社ニッケン・キャリア・ステーション 様
株式会社ニッケン・キャリア・ステーション様は、“建設業”に特化した職業紹介・人材派遣のエキスパートです。CADオペレータやインテリアコーディネーターなど、専門知識を発揮できる環境を提供されています。正社員での転職についても、豊富な求人情報と独自のネットワークで、強力にサポート。スタッフの要望にきめ細やかに対応できるフォロー体制が整っています。
就業状況の変化にいち早く対応
デジシートは就業状況をリアルタイムに把握できるため、人材のケアから営業戦略まで幅広く役立っています。いつでもすぐに入力状況が確認できるので、個々のスタッフの就業状況の変化にもいち早く気づくことができます。例えば、これまで残業がなかったスタッフに残業が多くなると、その派遣先企業が忙しくなったことが察知でき、足りない人材の補給をご提案することができます。現場のニーズに的確に対応することができるため、ビジネスチャンスが広がるというわけです。
また、就業状況が芳しくないスタッフがいれば、その理由を尋ねて問題解決をはかったり、代替人材を用意するなど、派遣先企業にご迷惑をおかけすることのないよう、早めに対策を実施することができます。また、残業が多いなど就業形態が過酷なためにスタッフが離職し、有能な人材を逃してしまう、そんな事態も未然に防ぐことができるのです。派遣先企業ともスタッフとも、長く良好な関係を保つことにも、デジシートは一役買ってくれています。
営業担当の認識を高めることからスタート
より正確な就業データの収集には、個々のスタッフが毎日入力することが肝心です。弊社では、先ず営業担当を集めて、デジシート操作手順について教育を行いました。「スタッフになった気持ちでデジシートを操作してみてください。」と声をかけ、営業担当自身が「デジシートの操作方法は簡単で便利だ。」「これなら広めよう。」という共通意識を持つことからスタートしたのです。
その上でそれぞれの営業担当から、スタッフ一人一人にレクチャーを行ってもらっています。デジシートに関する安心感や、対応している私たちへの親近感を持ってもらい、入力を面倒だと感じさせないように心がけています。
また、「デジシートはタイムカードと同じ。毎日タイムカードを押して帰るイメージを持って下さい」とスタッフに印象づけています。今日の勤怠は、今日が一番正しい。当日でないと忘れてしまうこともあります。デジシートの入力は給与にダイレクトに連動する“ルール”として認識され、それがスタッフにとって常識となるようです。
これらのことが効果を上げ、約9割のスタッフがほぼ毎日入力を実施しています。この成果によって、月半ばの就業状態からでも精度の高い当月売上予測が立つようになりました。
作業の限界を感じた導入前
当然ながら会社としてはスタッフを増やして、売上を伸ばさなければなりません。ところが、弊社の従来の方法ですと、1人が人力で集計するのは月に80人までが限界であることが分かってきました。ファックス送信されてきた手書きのタイムシートを、一枚一枚、目で確認し、電卓で就業時間を計算していたのです。ときには、夜中2時過ぎまでにおよぶ深夜残業になることもありました。これは、単純に処理に当たる人数を倍にすれば解決する問題ではありません。新人が業務に慣れるまでには半年くらいはかかりそうですし、その間、教育をしながらこれまでの業務を行うのは到底無理です。不慣れな業務のためにミスも起こりやすいでしょうから、確認作業もいつもの倍はかかると予測されました。
イニシャルコストは「正確性」「時間圧縮」への投資
困り果てていた頃、業務管理ソフト「The Staff-2000」のビジネスアプリケーション社の方に、デジシートを教えて頂いたのです。その他にも数社の勤怠管理ツールを調べ、比較検討しました。システムの選定にあたり最も重視したのは、経理全般の作業行程を考慮した「The Staff-2000」との連動性です。検討の結果、コスト面では他にも安価なものもあったのですが、機能面において最も優れたデジシートの導入を決断しました。デジシートにかかるイニシャルコストは、正確な作業処理と、大幅な時間圧縮への投資、のちのち還元されうるものだと考えることができました。そして実際に現在、十分に還元されていると感じています。
