約６割の業務負荷削減

紙のタイムシートへの記入ミスや、FAX送受信などのアナログ作業、手動での計算作業など、ヒューマンエラーが発生しうる業務プロセスを抽出して徹底的に排除したことで、管理部門全体の業務負担６割削減と最適化を実現しました。１枚のタイムシート処理に１５分かかっていた以前に比べ、今ではミスがなくなったうえ１枚５分程度で処理できています。

とてもシンプルですが、弊社と同じ特定派遣業で上場もしている企業様がデジシートを導入し運用を成功させているという事が、デジシートの導入を決めた意思決定の最大のポイントでした。その企業様のモデルを、同じような形で我々が使うことができればとてもスムーズな導入ができるのではと思ったわけです。

紙のタイムシートへの記入ミスや、FAX送受信などのアナログ作業、手動での計算作業など、ヒューマンエラーが発生しうる業務プロセスを抽出して徹底的に排除したことで、管理部門全体の業務負担６割削減と最適化を実現しました。１枚のタイムシート処理に１５分かかっていた以前に比べ、今ではミスがなくなったうえ１枚５分程度で処理できています。

約3ヶ月でのスピーディーな顧客展開

デジシートにはASPとしてシステムの優れたテンプレートが提供されていましたので、約3ヶ月程度で要件ヒアリングからシステムの導入、約300名の社員に対しての教育と顧客展開を完了しました。
勤怠データ管理が効率化されれば、今までより当然楽になるので、社内の協力を得ることには何の苦労もありませんでした。社員全員が目標を持って組織的に動いたということが、迅速な導入を達成した一つの要素だと思います。お客さまに説明をするのにも、この資料を使ってこう説明するという段取りをしっかりやりました。そのプロセスを一つずつスケジュール通りにつぶしていったというのはよかったですね。それはまさに組織力だと思います。

お客様へのシステム導入における阻害要因をクリアし、７割のお客様へ導入した秘訣

導入時に苦労したのはやはりお客様の了解を得る作業です。関わっている企業様が、機密情報を取り扱っているケースが極めて多い。社内のネットワーク環境から情報が流出するのではと警戒される場合もありました。
Web環境の利用が制限されている場合、それからお客様側がすでに勤怠管理システムをお持ちの場合。大きくはこの２つの阻害要因があり、全体の約5割のお客様にこういったケースが見受けられました。

お客様にとっても、毎日承認しなければならない、紙ベースでしか把握できない、といった現状のネガティブな問題がいろいろある。それが今後は、web上で常時勤怠状況が把握でき、１ヶ月に一回画面で承認してくれればよくなりますよと。そういうメリットをとにかく訴え続けて導入を許可していただきました。

断られたらそれで諦めるという事ではなく、お客様個々の阻害要因を想定して、そのパターンならこういう解決策があるという提案をしていく。再提案のための FAQやスケジュールも作成・管理し、営業・バックオフィスともにフルに動くことで、デジシートの導入率をアップさせていきました。今では第一目標である 7割のお客様への導入が達成されています。