2016.08.16
  • 仕事効率化

改善から考えるパソコンの仕事効率化 ~ディスプレイ編~

視点を変えて、まずやってみる


みなさんは仕事の効率化を実践していますか?

先日の内閣発足時に「働き方改革」として長時間労働の是正を宣言しましたが、個人で考えた場合いくつかの視点があると思います。

「働き方改革」の「改革」を紐解くと新しい発想やITのような新しいテクノロジーを利用して、今までの「働く」という概念の延長線上ではなく、まったく新しいものに変えることが求められています。

しかし日々の業務に追われ、「変革何て考えられない」というのも本音でしょう。

では、「変革」ではなく、「改善」から始めてはどうでしょう。今、行っている仕事でもっと効率的に改善できそうなことは何かまず書き出してみる。外出や会議は個人ではなかなか改善できませんが、デスクワークはどうでしょうか。報告書や集計などパソコンで処理をする業務が多くあります。例えばExcelを使って処理をする業務があります。「Excelは社会人の基本」とまで言われる昨今、その能力差は如実に業務の中に現れているように感じます。だからこそ、多くの人が改善を願っているのでしょう。

非効率な作業でも慣れてしまうと・・・


 特に勤怠管理の集計をしている方にとって、この問題はより深刻ですよね?

「派遣スタッフの勤務時間集計表と、派遣スタッフごとの時給一覧表と請求単価一覧を並べて、効率的に集計表や請求書を作る。」毎月発生するこの作業。Excelを駆使し作業されている方が多いと思います。「もっとExcelスキルを向上させ効率的に作業をしたい」とは思っているが、「時間がなくてExcelを勉強する時間なんてない。」という方も多く、「改善する時間がない→Excelスキルが上がらない→仕事に時間がかかる」という悪循環に陥ってしまいます。ただ、人はどんな非効率な作業でも慣れてしまうと、効率的に作業をしたいという思いを忘れてしまいます。何か大きな問題が起きた時に勉強をしていたら良かった。と思ってもあとの祭りです。そこで提案したいのは今からでも少しずつ改善しようと思うことです。

 

今回の仕事効率化は、Excelの効率的な使い方やノウハウ集ではなく、少し視点を変えてデスクワークの改善を数回にわたってお送りします。

1秒の無駄を削る、工場に学ぶ改善方法


改善。かいぜん。カイゼン。そうです。改善と言えば日本の製造業、工場です。

高度経済成長を支えた大量生産は、いかに効率的に作るかです。人が関わる作業工程を日々改善し、1秒単位で無駄を削っていきます。この考えをデスクワークに応用してみませんか。冒頭でお話ししたデスクワークのパソコン作業で考えいきます。パソコン作業で関係するものは、ディスプレイ、キーボード、マウスですね。人の動きは見る、タイピング、マウス操作ですね。

 

今回はディスプレイに着目します。

ここ数年でディスプレイ環境は大きく変わりました。ディスプレイの低価格化、WindowsやMac OSの機能アップが大きな要因ではないでしょうか。

Windows10の新機能「仮想デスクトップ」


複数の作業を整理して効率的に進めることができるのが「仮想デスクトップ」。

仮想デスクトップは、Macユーザの方には説明不要と思いますが、Windowsは10から仮想デスクトップ機能がようやく加わりましたね。1つのディスプレイでも複数のデスクトップ画面を切り替えて使える機能で、タスクバーにあるタスクビュー又はWin+Tabキーから、仮想デスクトップの追加、仮想デスクトップ間でのアプリ移動も簡単にできます。

もしデスクトップが1つだと1つの画面に用途が異なるアプリが混在することになり、「次はどのアプリだっけ?」などの無駄な思考過程やマウス操作が増えたり、作業が混乱する原因になりかねません。

 

例えば、以下のようにデスクトップを分けて使ってはいかがでしょうか。

思考とあわせて操作も整理されて使いやすいはずです。

 仮想デスクトップ① ブラウザや、文章作成

 仮想デスクトップ② Excel集計作業

 仮想デスクトップ③ メール

 仮想デスクトップ④ スケジュール、カレンダー
 

スクリーンショット 2016-08-15 11.56.18              Windows 10 仮想デスクトップ、タスクビュー画面(Win+Tabキー)

余談ですが、MacとWindows10の仮想デスクトップは微妙に機能が異なりますね。どちらもアプリの仮想デスクトップ間の移動は簡単にできますが、仮想デスクトップ表示順の変更はMacでは簡単にできますがWindowsではできません。足りない機能は早くバージョンアップで対応してもらいたいものです。

デュアルディスプレイ 「ディスプレイ追加」


会社でもう一台ディスプレイが手に入るなら、デュアルディスプレイがおすすめです。単純にPC画面が2画面になれば、画面を切り替える手間がなくなりますよね。クリック数が減るので余計な工数がなくなり、ミスも同様に減るのが嬉しい点です。

左は入力用のExcelシート、右は確認用のExcelシート、または右はメール、スケジュールのみにするなど使いわければ、データ処理がサクサク進むでしょう。

 

Two computer monitors with a white screen on a desk, with a man's hands on a keyboard in an office, suited for mock-ups and presentations, with plenty of copy space for your designs

デュアルディスプレイのイメージ

デュアルディスプレイ 「サブディスプレイ追加(USB接続)」


「デュアルディスプレイを外でも使いたい!」という方にはコレがオススメです。

USBケーブルで繋ぐだけでPCのサブモニターとして使えるので、持ち運びがラクラク。「USB接続サブモニター」というカテゴリでいくつかのメーカーから発売されています。後に説明しているiPadとの違いは、画面サイズとタイムラグゼロの点ではないでしょうか。
画面は7~15.6インチがあります。以下はASUSのMB169B+です。
 

asus_MB169B+

参考: ASUSのMB169B+

 

デュアルディスプレイ 「サブディスプレイ追加(iPad)」


仕事でiPadなどのタブレットを使っている方にはタブレットのデュアルディスプレイ化がオススメです。

いつも持ち歩くiPhone、iPadに専用アプリをダウンロードすれば、いつでもどこでもお使いのPCをデュアルディスプレイ化できます。専用アプリをiPadにダウンロード、パソコンにダウンロードして使います。無線のため、タイムラグがデメリットですが、専用アプリは日々改善されています。例えば『Duet Display』(iPadアプリは有料)というアプリがありますがスムーズに使える印象です。試してみてはいかがですか。手持ちのiPadを有効活用でき、追加投資がいらない点がメリットです。
 

duet2

参考: Duet Display

まとめ


今回は、仕事効率化として、デスクワークのディスプレイに着目しました。ディスプレイ環境を変えるだけでクリック数が減り、操作が簡単になります。効率化もこのような小さな改善の積み重ねと考えて、小さなことやできることをやってみることが大切です。今回、ご紹介した工夫はすぐにチャレンジできますよね?

実は、あなたの仕事を遅らせているのは、「めんどくさいから、時間がないからやらない」という億劫な姿勢なのかも。騙されたと思って、やってみてから考えれば、新たな改善課題が見つかり、現状維持を脱せるはずです。これを機に、日々の業務の一つ一つを見直してみたら新たな発見があるのではないでしょうか。

次回は、「改善から考えるパソコンの仕事効率化~マウス編~」をお送りします。

Set of diverse business people isolated on white background. Different nationalities and dress styles. Cute and simple flat cartoon style.
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株式会社アスペックス
ASPEXブログ編集部
人材サービス業界歴20年の編集長を筆頭に、ユーザ会「Digi倶楽部」、各種セミナーの開催、フリーペーパーの「Digi新聞」の発刊につづき、ブログの運営も始めました。業界の活性化、発展を願いながら、みなさんに”ハッケン”をお届けすべく、専門家の協力も得ながら、記事投稿続けていきますので、応援よろしくお願い致します!

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