2017.03.23
  • 仕事効率化

後編:整理の肝は「書類」

 

前回、机の上を整理するための3つの文房具をご紹介しました。効果はありましたでしょうか? 今回はその続きです。

 前編「机がスッキリすれば、仕事も効率化する!」

文房具、本、名刺……机が散らかってしまう原因には、いろいろありますよね。しかし、整理整頓の最大の敵は、なんといっても書類です。

なぜ書類が危険かというと、扱う頻度がもっとも高いからです。受け取った書類をつい机に放置してしまった経験、おありではありませんか? しかも書類は、大きさがだいたいA4~A3と、どれも似通っていますから、いざ必要になったとき、探すのが大変なのです。

整理が面倒なうえ、探すのが大変。そんな厄介な存在が書類です。書類を整理することこそが、整理整頓の肝だといえるでしょう。

「危険」なクリアホルダーを整理する


書類を整理するために使われる文房具にはいくつかあります。もっとも代表的なのが、クリアホルダーでしょう(そう、これの正式名称は「クリアホルダー」です。クリアファイルではないのです)。お家にたくさん溜まっているのではないでしょうか。

そのまま鞄に放り込めるクリアホルダーは、仕事の場面でも多用されるのですが、非常に整理が難しい、危険なアイテムです。薄くて失くしやすいですし、見分けるのが困難だからですね。付箋を貼る手もありますが、すぐに取れてしまいますし、他のクリアホルダーを重ねたら見えなくなります。

ですが、上手に使えれば、これほど便利なものもありません。なんとか、うまく整理する手立てはないのでしょうか……ということで見つけたのが、これです。

クリアホルダーに付ける、カンミ堂のインデックスふせんです。

これを貼っておけば、クリアホルダーを重ねて収納しても、中身は外からわかります。しかも、よく見るとインデックスの高さが違いますよね。こうやって高さをずらすことで、インデックスが重なっても、見えなくならないように工夫されているんです。

 

複数の書類をまとめるときはリングファイルを


このように便利なクリアホルダーですが、万能ではありません。直近の会議で使う企画書とか、保存期間が短い、ちょっとしたものを入れるのには適していますが、保存期間が長いものは向いていないでしょう。

また、複数の書類をまとめにくいのもクリアホルダーの欠点です。あるプロジェクトにかかわる多くの書類をまとめて収納する場合は、別のものが欲しい。

①複数の書類を②長期間保存したい。そんなときには、リングファイルやパイプファイルが向いています。

クリアホルダーとリングファイルを使い分ける


書類整理のポイントは、クリアホルダーとファイルを使い分けることです。保存期間が短く、持ち運ぶ機会が多いものはクリアホルダー。保存期間が長く、また複数の書類をまとめるならば、ファイルがいいでしょう。

書類が整理されていると、机が整理されるだけでなく、仕事が早くなります。探し物の、無駄な時間が減るからですね。

お願いした書類がすぐに出てくるだけで、「お、仕事が早いな」という印象を与えることができますよね。そして、「仕事が早い」という印象は、「仕事ができる」にすぐに変化するため、実はお得なんです。

整理は、誰にとっても面倒なものです。でも、整理をしやすい文房具を手に入れると、整理が習慣に、いえ、整理することが楽しくなります。

そうなれば、しめたものですよ。

 

 前編「机がスッキリすれば、仕事も効率化する!」

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Profile
文具ソムリエール 菅 未里
文具ソムリエール。
文房具を紹介するウェブサイト「STATIONERY RESTAURANT」(misatokan.jp)運営。
大学卒業後、文具好きが高じて雑貨店に就職しステーショナリー担当となる。
現在は、文具ソムリエールとしてメディアで文房具の紹介、執筆、撮影協力などの活動を行っている。
著書は『文具に恋して。』(洋泉社)、
そして二冊目の著書『毎日が楽しくなる きらめき文房具』(KADOKAWA)も2月24日~発売中。

<コラム連載中>
「趣味の文具箱(エイ出版)」「@DIME 文具ソムリエール菅未里の誘惑文具」
「栄光ゼミナールFacebook新企画」「趣味文CLUB 菅 未里の文具lab」

<テレビ、ラジオ出演>
TBSテレビ「マツコの知らない世界」出演、日本テレビ「ズームイン!サタデー」出演、日本テレビ「スッキリ!!」出演、Eテレ「Rの法則」出演、TOKYOFM「高橋みなみの「これから、何する?」出演

<雑誌掲載>
学研『GetNavi』掲載、晋遊舎『文房具完全ガイド』掲載、宝島社『リンネル』2017年3月号 「ノートでなりたい自分になる」掲載、宝島社『MonoMax』文具&仕事道具グランプリ 掲載、文藝春秋『CREA』掲載、プレジデント社『プレジデントウーマン』掲載、日経BP 日経WOMAN『「書く」が楽しくなる文具カタログ』掲載、日本経済新聞 「何でもランキング 新生活、書き出しはこのぺんで」など多数掲載