2016.06.01
株式会社ヤマハビジネスサポート 様
ヤマハグループの総合人材サービス企業として「感動を・ともに・創る」をスローガンに、ヤマハグループ企業各社をはじめとする優良企業を中心として、個人のキャリアやスキルに応じた適正な職場環境をご提供されています。
勤怠管理や給与計算に携わる仕事は、やはり気苦労が多いものです。一人で不安を抱えながら業務を行っていた頃、アスペックスさんから『勤怠管理の共通課題や問題点をユーザ同士で解消する場所』として、Digi倶楽部にお誘い頂きました。作業上のヒントを少しでも得ることができればと、気軽に参加してみたのですが、今ではすっかり常連の一人です。単なる親睦会に終わることなく収穫の多いこの会を、いつも楽しみにしています。
Digi倶楽部は参加者同士、相互にアドバイスを行うことで、お互いの交流も盛んで連帯感があり、ネットワークが広がるメリットを感じています。先日も、ユーザの中の数社が、合同で大規模なスタッフ登録会を行ったと聞きました。新しいビジネスチャンスが生まれる場としての魅力もありますよね。今後も「Digi倶楽部」には、大いに期待しています。
前回のDigi倶楽部では、メッセージ機能の活用を学びました。デジシートを立ち上げた際に、こちらからのお知らせを表示する機能です。早速月末に、全スタッフ、全承認者に宛ててメッセージを送るようにしました。例えば、「休暇届けや交通費を申請し忘れていませんか？」など。文末には、問い合わせ先としてこちらの名前と連絡先を入れています。そうすると、意外と反応があるものです。ちょっとしたことですが、注意喚起ツールとしてだけでなく、コミュニケーションツールとしても役立っています。
Digi倶楽部では、弊社での取り組みが参加した皆さんの業務改善に一役買うこともありました。例えばアスペックスさんのホームページにはデモ画面がありますが、弊社ではそれを利用して、新人スタッフやクライアントさんに説明を行っています。紙面ですと読む手間がありますが、これは動画で説明してくれるので、分かりやすいんですよ。この方法は思いの外皆さんに浸透しておらず、こんなに便利なものがあったんだということになりました。弊社での試みが、他の企業さんでも活用して頂けるのはうれしいことですし、励みにもなりますね。
Digi倶楽部（デジクラブ）
（株）アスペックス主催のユーザ会です。過去数年来、活性化に力を入れており、現在は3ヶ月に1回、1年に4回を目処として開催しています。2月・9月には、実務担当者の会を実施、これまでマネジメント層の方のみのご参加という形式だったものを、実務レベルの意見交換が可能な場へと発展させました。
デジシート導入前は、一人で300人分ほどを処理していましたが、締め日や給料支払日の関係で作業日数に余裕がなく、いつも手が一杯。そこで、給料計算・請求処理システムとの連動も考慮し、デジシートの導入を考えることになったのです。問い合わせるとすぐに担当者が浜松まで駆けつけて下さいました。迅速なご対応のおかげで、導入の話が出てからおよそ半年足らずで、現場でのデジシート運用までこぎつけることができました。もちろん、始めての経験で戸惑うことも多かったのですが、そのたびにアスペックスさんにアドバイスを頂き、二人三脚で軌道に乗せてきたようなものです。迅速なメールサポートや電話相談など、対応が行き届いていて、東京―浜松という距離を感じたことはありません。
デジシートの導入を決断したのは、そのようなサポート体制以外に、実際の処理画面の見やすさ、分かりやすさもありました。当時、既にいくつかのシステムも検討しましたが、他社のものと比較してもデジシートだけが、見た目ですぐに操作の検討がつく画面でした。これならスタッフさんにも簡単に使いこなせてもらえるだろう、という自信がありました。実際に、スタッフの方はもちろん、承認者の方への説明も容易で、想定していたよりも早く現場に受け入れられたと思います。
デジシートはDigi倶楽部での意見交換などを活かし、随時バージョンアップしていて、使い勝手が年々良くなっています。なかでも活用しているのは、「デジビューワ」（DigiViewer）です。特に離職票を作る際には、非常に助かっています。作り手と使い手が密にコンタクトを取り合っているからこそ、こうした現場のニーズに合う機能も生まれてくるのだと思います。
DigiViewer（デジビューワ）
デジシートのデータ保管と帳票一括印刷を行うツール。複数のデジシート勤務表を一括印刷したり、データ保存を行ったりすることが可能な機能です。様々な検索機能や期間指定で絞り込みも行えます。
必要なときに必要なタイムシートをすぐ確認することができ、かつ印刷もできるシステムです。
