CASE09 独立系派遣会社 N社様

独立系派遣会社N社 執行役員人材派遣事業本部本部長補佐 Y様 「携帯版デジシート」をメインとした活用 現場に即した機能が導入の決め手

独立系派遣会社 N社 様

弊社は総合アウトソーシング事業会社として、また、顧客企業の事業運営上の戦略的パートナーとして、人事・給与・福利厚生、経理、総務等の管理業務支援、マーケティング・営業支援、人材開発、システム開発等の分野において、コンサルティングからソリューション提供・業務運用、専門人材の派遣まで、ワンストップでのサービスを提供しております。

携帯入力はスタッフの日常に


当社では、派遣スタッフのおよそ3~4割が携帯電話から勤務入力を行っています。導入当初には、古い機種によっては接続しづらい一部の携帯電話もあったようですが、現在は、インターネットに接続できる携帯電話なら、どれでも問題なく利用できています。スタッフ登録時に、使用している機種の確認を行っているわけではないのですが、支障が出たことはありません。また、通信料の負担については、当社の派遣先が携帯通信関連のため、スタッフ自身が携帯電話でのインターネット利用に興味や知識があり、抵抗がないということがあります。ほとんどのスタッフが、自分の携帯電話の利用状況を把握したうえで最適な料金プランを選択しており、勤怠入力程度なら通常の利用範囲でまかなえることが分かっているようです。

設立当初からデジシートを利用


導入してからの苦労というものは、実はあまりないのです。2年半ほど前の、会社設立当初からデジシートを利用開始したことも、スムーズな運用の一因です。主な派遣先は同じグループの親会社ですし、そこでも既に同様の勤怠管理システムを利用していましたので、承認側の抵抗感はほとんどなかったようです。ただまれに、「携帯電話からの入力だと本人確認や入力場所の確認がとれない」ということを理由に、導入を断られたケースもあります。勤務地からの報告かどうかが判別できない、というのですね。
しかし、最近ではご理解頂け、短期のスタッフ以外は100%デジシートでの勤怠管理が実施されるようになりました。使い方に関しても、最初は現場に行って教えていましたが、現在は、アスペックスさんから頂いたマニュアルを当社用に多少直したものを送っており、その資料を見てもらうだけで、すぐに利用できています。導入と教育に関する労力が、ほとんど必要ありませんでした。

基幹システムと連携し、さらに効率アップへ


ほぼ200名分の勤怠管理を、1名の担当者で運用しています。集計はすべてデジシートが自動的に行ってくれますので、作業のほとんどは入力や承認の督促です。最終的な入力確認と承認完了は、営業担当者も確認作業を行います。スタッフの入力ミスで非常に多いのが、1日だけ未入力だったり、休日が未入力だったりの、“うっかり入力忘れ”です。現行のメッセージ機能だけでなく、未入力に対するワーニングが出ると更にスタッフの目をひき、効果が出るのではと思っています。
ところで、デジシートを導入したもう一つの理由に、基幹システムとの連携性があるというメリットがありましたが、先月から正式に連携させることになりました。これによって、給料計算から請求まで一元管理できるようになり、より一層のコスト削減になるものと期待しています。

進化する携帯機能と連動した未来型デジシートとは


最近、デジシートの機能について、まだまだ活用できていない便利なものが多数あることに気づきました。アスペックスさんからのヒアリングの際に教えていただきました。
たとえば、「管理者機能の利用権限」を個別に設定できること。これにより、同じ管理者の中でも営業や請求担当など、管理用途に応じて、デジシートの閲覧や操作を個別に制限することができるのです。 また、「承認グループ設定」という機能もあります。派遣先の異なる複数のスタッフを承認対象とする場合、承認者が一度のログインで、すべての承認処理を行うことのできる機能です。 今後もデジシートの広範囲な機能について熟知し、より効率的な勤怠管理の運用に役立てていきたいと思っています。 このように多彩な機能のあるデジシートですが、今後のバージョンアップの際にお願いしたいこともあります。 当社では業務委託も行っており、登録スタッフ以外の人材の管理もしています。近い将来には、業務委託についてもデジシートで一元管理をすることを考えています。この場合、当社が承認側となるのですが、そうするとやはり、携帯版デジシートに本人認証と位置確認機能がついているといいな、と思います。指紋認証や顔認証とGPSを組み合わせた機能を取り入れた未来型デジシート・・・楽しみにしています。

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