CASE06 株式会社JR東日本パーソネルサービス様

株式会社JR東日本パーソネルサービス ビジネスサポート事業本部販売企画部長 岡村昭彦様 「安心」が生み出す能率的な作業環境 ”勤怠管理ツール”以上の価値に

株式会社JR東日本パーソネルサービス 様

株式会社JR東日本パーソネルサービス様は、高い能力と専門知識を有する人材の育成と供給によって、JR東日本グループや顧客企業について「人」に関する経営戦略をトータルにサポートしている企業です。「登録スタッフの立場に立ったきめこまやかなインタビューによって、個人の職歴や個性に適合した職場を紹介しています。スタッフの能力が十分発揮できる体制を作ることが、ひいては派遣先様の利益にも貢献することだと考えています。」

企業担当者の声


双方から同時に簡単にいつでも確認し合える、デジシートの『双方向性』というメリット。これにより、実際の業務が格段にスピーディになりました。

紙のタイムシートという現物のやり取りが不要ですから、例えば、スタッフに入力の間違いを確認してもらう際にも、話がはやいですね。スタッフ、承認者そして我々管理側、三者が楽になるシステムだと思います。

同 マネージャー(スタッフセンター) 木下 一美 様
同 マネージャー(スタッフセンター) 森野 明恵 様

ファックスOCRを利用していた頃、最も 大変だったのは『確認作業』でした。人の手で記入され、送信されてきたタイムシートを、人の目で確認し手入力していく。

この工程には、人為的なミスが発生する可能性がいくつもありました。もちろん、確認作業は徹底していましたが、どれだけチェックしても100%安心できることはありません。デジシートを導入して、スタッフが入力したものがそのまま自動的に計算されるようになり、「読み間違い」「計算間違い」が無くなって、負担が大幅に減少しました。

使いやすさを重要視してデジシートに


導入してから、すでに5年経ちます。勤怠管理をデジタル化するにあたっては、何社かのシステムを比較検討しました。でも結局、操作が一番わかりやすかったアスペックスさんのデジシートに決定しました。デジシートの操作画面を見たときに、とにかく使いやすさを感じたんですね。比較検討した他社製品には、操作手順など複雑なものが多く、難しそうだなと…。その点、デジシートは、本当に分かりやすかったです。

弊社の処理のスピードアップだけではなく、スタッフや承認者の方にとっても便利にならなければ、デジタル化する意味がないと考えていました。

管理者となる弊社側では、使用する人数も限られていますから、ある程度難しいシステムであっても、お互い教え合いながら何とかやっていけるでしょう。でも、大勢のスタッフや承認者の方にとって分かりづらいものであっては、実際に運用していくことができません。

おかげさまで現在、デジシートは順調に利用されています。時々、承認者の方が戸惑われることがあるようですが、電話口での説明で解決できる程度です。毎月締め日に、デジシートに入力された勤怠情報を取り出して精算システムに入れるのも簡単です。操作に関しては、非常に楽になりました。

合同説明会を開き、デジシートを一斉導入


全体の約9割を占める、グループ会社派遣へのデジシート一斉導入のため、承認者とスタッフをホールに集めて合同説明会を開き、アスペックスさんに実際の操作方法をレクチャーして頂きました。もちろん、管理者となる弊社内での研修もお願いしました。初期設定から日常の操作、そして特殊なシフト勤務が発生した場合の対処法などです。説明会の開催は、不明点はその場ですぐに回答が得られるという利点がありました。おかげでデジシートの浸透が、とてもスムーズでしたね。グループ会社でデジシートへの統一を確定し、合同説明会を開いて一斉に導入へ動いたことが成功の要因だったと思います。

スタッフ、承認者からも満足の声


とはいえ、導入当初は、実際にデジシートが利用されるうえで、現場からどのような反応が出てくるかと、少々不安でもありました。しかし、特に派遣スタッフからは「とても便利になった」という声が多く聞かれ、安心いたしました。例えば、Aシフト、Bシフトといったように初期設定を行っておけば、そのシフトを選択するだけで勤怠記録をつけることができます。ファックスOCRを利用していた頃は、出社・退社時間、休憩時間、そして実労働時間までを、スタッフが一つひとつ記入しなければなりませんでしたので、「かなり手間が省けた」と喜ばれています。

一方、初めは勤怠のデジタル化に抵抗があった承認者の方にも、デジシートをお使いいただくことで、その利便性や正確性を認めていただいております。

さらなる導入を模索


導入してからは、かさばる紙のタイムシートを管理することもありません。読みづらいファックスに悩まされることも、派遣先コードの誤記入に手間取ることもなくなりました。従来は1000人分くらいのタイムシートを、3人体制で処理していました。現在は、WEB環境の問題などでデジシートが利用できない一部のスタッフを除き、約1.5倍の人数、1500人分の集計業務を同じ労働力で行っています。

さらに、週40時間超対応のオプション機能をつけましたので、従来までは細かい計算が必要だった部分も自動的に算出されており、しかもミスがないので非常に助かっています。

これからの課題としては、承認もれを未然に防ぐことや、デジシートが導入できていない派遣先様についての導入を進めていくこと、ですね。そうすれば、派遣先様にもより早くご請求ができ、先方の業務の効率化に貢献することもできると思います。

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