2016.06.01
株式会社VSN 様
平成18年12月20日、ジャスダック証券取引所に株式を上場された株式会社VSN様は、「VSNグループとして、ヒューマンキャピタルの創造と輩出を通じて、人と社会の歓びと可能性の最大化を追求する」企業です。“技術と知恵を提供する会社”を使命に掲げ、人的資源の開発と輩出による社会貢献を実現されています。
「ＶＳＮには、人生の目標を築き、叶えていくことができる環境が整っています。高度な研修の後、業界の第一線でキャリアを積む機会が得られますので、個人の能力を磨き続けていくことができるでしょう。」
給与計算工程を90%削減
営業事務が集計作業を終えた後、これまでは総務で別途40時間ほどかけて給与計算をしていました。そのうちOCRの読み込みや諸々のチェックに39時間も費やしていたことが分かっています。デジシート導入後は、この作業が全く発生しなくなりました。給与計算の工程を90％減らすことに成功しています。
紛失や保管のリスクを回避
実は私自身はOCRの時代を知りません。だから、勤怠管理はデジタルシステム化していて当然、という感覚です。あれだけの量をOCR、つまりファックスで処理するなんて、ちょっと考えたくないですね（笑）。またファックスだと本人が送ったつもりで届いてなくても、真相はわからない。物理的な意味で所在が不明となる、管理しにくい点がこわいですよね。
OCRの時代は、とにかく不満が多かったですね。ある時、全員にアンケートを実施したところ「現在のOCRでの勤怠管理をどう思いますか？」という質問に対して、良くない、もしくは非常に良くないと答えた人の数が8割5分。
「なんとかデジタルシステム化してくれ」という声が相次ぎました。そこで、アスペックスさんも含めて４社くらいを検討した結果、デジシートでデジタルシステム化を図ることに決定したのです。
デジシート選択の理由として、一つには「システムの柔軟性」、もう一つには「携帯電話対応型であること」が挙げられます。
当社は「派遣」という業態の特徴で、一契約ごとに勤務体制が異なるため、こまかなシフト設定に対応できる柔軟な勤怠管理システムが必至でした。他社のシステムでは、このあたりの融通が利かなかったんですね。また、外部のインターネットにアクセスできない環境のスタッフや、自宅にパソコンを所持していないスタッフでも、スムーズに勤怠の入力を行えるように、携帯電話からのアクセスが可能なシステムを選びました。
OCRの時代は営業事務が行う集計作業だけで、1500人分の処理に月間100時間をかけていました。機械で読み取る際の認識率は悪いし、システムエラーも多く発生して、とにかく大変だったのです。
デジシートを導入した現在は、社員数が約1000人も増加しているにもかからず、作業時間が70時間程度に減っています。WEB上で勤怠をチェックできるため、厄介な回収作業が格段に減りました。
タイムシートを郵送してもらう手間もなく、問題となっていたタイムラグも解消されました。またOCRに物理的にかかっている費用が少なくなったという点でもメリットを感じています。
また、営業事務で処理されたものが総務にまわって給与計算となりますが、これまでに必要だったOCRの読み込み作業や、入力のチェック作業が無くなったために、なんと約9割の給与計算工程の削減が実現できました。
デジシート導入後に再びアンケートをとりました。「デジシートはOCRに比べてどうですか？」という質問に対して、派遣先のスタッフも含め85％が「非常に助かっている」、「助かっている」と答えています。「紙より断然ラク」「OCRは複写式だったので、修正が結構面倒だった」「非常に使いやすい」と喜ばれています。
ちなみに派遣先の承認者の方にとっては、承認印を押すことも、システム上でクリックすることも、労力としてはあまり変わらないですよね。逆に普段パソコンを使われない方々には、非常に抵抗感があったようです。また機密保持のために、WEBのアクセスや、カメラ付き携帯電話の持ち込みを禁じていたりするところもあります。これらのケースには、担当の営業が承認するように運用を変えることにより、スムーズな導入ができました。
OCR時代の苦労を知っている人間にとっては、デジシートは非常にありがたみが大きいのですが、今やデジタルシステム化は常識の時代です。「便利で当たり前」ですから、これからは機能面やユーザビリティ面などで、評価がシビアになってくるでしょう。デジシートがさらに進化していくことを期待しています。
